So schreiben Sie ein Angebot, das den Auftrag gewinnt

Ein erfolgreiches B2B-Angebot für physische Produkte beantwortet jede Frage, die ein Käufer Ihnen sonst per E-Mail stellen würde. Es listet jedes Produkt mit einem klaren Preis pro Einheit auf und nennt den Incoterm, die Mindestabnahmemenge, die Lieferzeit, die Zahlungsbedingungen und wie lange der Preis gilt. Kann der Käufer das Angebot freigeben, ohne eine einzige Rückfrage zu schicken, haben Sie es gut geschrieben.

Angebote verlieren Aufträge auf zwei Wegen: Sie kommen zu spät an und lassen etwas offen. Dieser Leitfaden zeigt, was in ein Produktangebot gehört, in welcher Reihenfolge und wie Sie beim Schreiben Ihre Marge schützen.

Was ein B2B-Produktangebot enthalten muss

Schritt für Schritt: das Angebot aufbauen

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   Von der Preisliste des Kunden ausgehen

   Hat dieser Kunde vereinbarte Preise, bieten Sie aus diesen an. Aus einer Liste gezogene Preise stimmen auf Anhieb, und die Produkte sind bereits die, die er kauft. Siehe So verwalten Sie Kundenpreislisten.

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   Jede Position mit Einheit, Gebinde und Menge auflisten

   Schreiben Sie „500 kg“ und „25-kg-Säcke“ getrennt. Käufer vergleichen Angebote Zeile für Zeile, und eine unklare Einheit kostet Sie den Vergleich.

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   Die Marge je Position prüfen

   Schauen Sie vor dem Versand auf Stückkosten gegenüber Stückpreis. Kennen Sie Ihre Untergrenze, den niedrigsten Preis, den Sie akzeptieren können, damit ein Rabatt in der Verhandlung eine Entscheidung ist und kein Ausrutscher.

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   Kosten außerhalb der Positionen ergänzen

   Fracht, Handling und Zertifizierung kommen als eigene Zeilen hinein, damit der Käufer sieht, was die Ware kostet und was ihr Transport kostet.

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   Incoterm und Ort nennen

   „FCA Rotterdam“ oder „DAP Lyon“ sagt, wer was bezahlt und wann das Risiko übergeht. „Geliefert“ allein tut das nicht.

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   Gültigkeit, MOQ und Lieferzeit festlegen

   Preise bewegen sich mit den Rohstoffen. Sagen Sie, wie lange Ihrer gilt, welche kleinste Menge Sie liefern und wie viele Wochen es dauert.

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   Noch am selben Tag senden

   Ein Angebot, das am Tag nach dem Gespräch eintrifft, wirkt organisiert. Eines, das nächste Woche kommt, wirkt, als wären Sie nicht so interessiert.

Die Bedingungen, die über den Auftrag entscheiden

Incoterms

Ein Incoterm sagt, wo Ihre Verantwortung endet. EXW bedeutet, dass der Käufer bei Ihnen abholt. DAP bedeutet, dass Sie an seinen Standort liefern, Einfuhrzölle nicht inbegriffen. Nennen Sie die Klausel, die Ihr Käufer erwartet, mit dem benannten Ort, und ergänzen Sie eine zweite Option, wenn Sie eine anbieten können.

Gültigkeit

Sieben bis dreißig Tage sind üblich, je nachdem, wie volatil Ihre Einsatzstoffe sind. Nennen Sie das Datum, nicht „30 Tage“, damit niemand darüber streitet, wann es begann.

MOQ und Lieferzeit

Nennen Sie beides im Angebot, auch wenn Sie es auf der Website erwähnen. Ein Käufer, der drei Angebote vergleicht, braucht alle drei Angaben an einem Ort. Hängt die Lieferzeit vom Lagerbestand ab, sagen Sie, was auf Lager ist und was auf Bestellung gefertigt wird.

Zahlungsbedingungen

Nennen Sie Bedingungen und Währung. Zum Beispiel „30 Tage netto, EUR“ oder bei einer Erstbestellung die Hälfte im Voraus und den Rest vor Versand. Neukunden starten oft mit engeren Bedingungen.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, ein Kunststoffdistributor bietet einem Compoundeur 2 Tonnen einer Polypropylen-Qualität an.

Die Warenposition hat eine Marge von $0.33 pro kg, das sind $660 auf der Position. Die Fracht bringt $30, sodass das Angebot insgesamt $690 Marge enthält. Gültig bis 31. Oktober. MOQ 1 Tonne. Lieferzeit 10 Tage ab Bestellung. Zahlung 30 Tage netto.

Alles, was der Käufer braucht, steht auf einer Seite. Und Sie sehen, dass ein Rabatt von 5 % auf die Ware ($185) die Marge der Warenposition von $660 auf $475 senken würde. Diesen Zielkonflikt entscheiden Sie vor dem Gespräch.

Fehler, die Aufträge kosten

• Fracht „noch zu bestätigen“ lassen. Der Käufer kann Ihre Gesamtsumme nicht mit der eines Wettbewerbers vergleichen.
• Aus einer alten Preisliste anbieten. Sie gewinnen den Auftrag und verlieren dann die Marge.
• Kein Gültigkeitsdatum. Sie sind an einen Preis von vor drei Monaten gebunden.
• Positionen ohne Artikelnummern. Der Käufer muss sie in sein eigenes System neu tippen. Geben Sie jeder Position eine klare Nummer.
• Schweigen nach dem Versand. Fassen Sie nach zwei Tagen nach. Die Follow-up-E-Mail-Vorlagen für Angebote liefern die Formulierungen, und So beschleunigen Sie Quote-to-Order zeigt, wie Sie die Lücke schließen.

So hilft PromptLab

In PromptLab erstellen Sie ein Angebot, verknüpfen es mit dem Deal und mit der Preisliste des Kunden, sodass die verfügbaren Produkte und Preise die vereinbarten sind. Jede Position zeigt Stückpreis und Stückkosten nebeneinander, und die Übersicht zeigt Gesamtkosten, Gesamtmarge und Marge in Prozent, während Sie bearbeiten.

Fügen Sie Fracht, Handling und Rabatte in dieselbe Summe ein. Das Angebot durchläuft Draft, Pending und Approved, sodass jeder sieht, welche Zahlen final sind, und hängt sich automatisch an den Deal. Nimmt der Kunde an, legen Sie den Kundenauftrag mit Lieferbedingungen und Zahlungsplan an und erstellen die Rechnung aus demselben Datensatz.

Ein Workflow kann eine Aufgabe anlegen, wenn ein Angebot den Status wechselt, sodass das Follow-up nie vom Gedächtnis abhängt. Die Margenorientierung ist nur so gut wie Ihre Produktkosten, halten Sie den Katalog also aktuell. Mehr auf der Seite Angebote und Muster.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in ein B2B-Angebot?

Positionen mit Stückpreisen, Verpackung, Kosten außerhalb der Positionen, Incoterm und Ort, MOQ, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Währung, ein Gültigkeitsdatum und wie man annimmt. Ergänzen Sie jede Spezifikation oder jedes Zertifikat, das der Käufer verlangt hat.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Sieben bis dreißig Tage sind typisch für Produkte, deren Rohstoffe sich bewegen. Setzen Sie das Ablaufdatum ins Angebot. Bei stabilen Produkten können Sie länger anbieten, lassen Sie es aber nie unbefristet offen.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Proforma-Rechnung?

Ein Angebot ist eine Zusage zu Preis und Konditionen, die der Käufer annehmen kann. Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument für Zahlung oder Zoll vor dem Versand, oft nach der Bestellung. Viele Teams senden zuerst das Angebot und stellen die Proforma-Rechnung nach der Annahme aus.

Sollte ich dem Kunden meine Marge zeigen?

Nein. Die Marge ist für Sie. Zeigen Sie dem Kunden die Stückpreise und Kosten, die er zahlt. Ihr CRM sollte die Marge intern zeigen, damit Sie Ihre Untergrenze beim Verhandeln kennen.

Wie schnell sollte ich ein Angebot senden?

Am selben Tag bei Standardprodukten, innerhalb von zwei Tagen bei allem, was eine Spezifikationsprüfung braucht. Das schnellere Angebot führt oft das erste Gespräch über den Auftrag.