So beschleunigen Sie den Weg vom Angebot zum Auftrag

Um den Weg vom Angebot zum Auftrag zu beschleunigen, beseitigen Sie das Warten. Erstellen Sie Angebote am Tag der Anfrage aus vereinbarten Preisen, fassen Sie nach festem Rhythmus nach, beantworten Sie Fragen im Kanal, den der Einkäufer nutzt, und legen Sie den Kundenauftrag an dem Tag an, an dem das Angebot angenommen wird. Ein großer Teil der Verzögerung zwischen Angebot und Auftrag ist Leerlauf, nicht die Entscheidung des Einkäufers.

Dieser Leitfaden richtet sich an Teams, die physische Produkte verkaufen, wo ein Angebot oft über Vertriebler, Manager, Preisprüfung und Kunde läuft, bevor daraus ein Auftrag wird. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der der Deal liegen bleibt. Wir gehen durch, wo die Zeit verloren geht und wie Sie sie verkürzen.

Wo zwischen Angebot und Auftrag die Zeit verloren geht

Sehen Sie sich Ihre letzten zehn Aufträge an und markieren Sie die Tage zwischen den einzelnen Schritten. Das Warten steckt meist an vier Stellen:

1. Angebot erstellen. Die Suche nach Preisen und Kosten.
2. Freigabe. Ein Manager prüft die Marge und braucht zwei Tage.
3. Stille nach dem Versand. Niemand fasst nach, und der Einkäufer vergisst es.
4. Auftragserfassung. Das angenommene Angebot wird in ein Auftragsformular abgetippt, dann noch einmal in die Buchhaltung.

Angenommen, ein typisches Angebot braucht bei Ihnen 12 Tage bis zum Auftrag. Stellen Sie fest, dass drei dieser Tage auf Erstellung und Freigabe entfallen, fünf auf Stille und zwei auf Abtippen, entscheidet der Einkäufer nur in zwei Tagen. Nun wissen Sie, was Sie angehen müssen.

Sieben Wege zur Beschleunigung

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   Aus kundenspezifische Preislisten anbieten

   Bereits vereinbarte Preise brauchen keine Prüfung. Wer das Angebot aus der Liste des Kunden baut, braucht Minuten statt Stunden. Siehe kundenspezifische Preislisten verwalten.

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   Freigaberegeln vorab festlegen

   Vereinbaren Sie eine Margenuntergrenze und ein Rabattlimit pro Vertriebler. Innerhalb der Grenzen senden Vertriebler ohne Rückfrage. Nur Angebote unter der Untergrenze gehen an einen Manager, und der sieht die Marge direkt im Angebot.

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   Am selben Tag senden

   Fragen Sie den Einkäufer schon im Gespräch nach fehlenden Angaben, nicht erst danach. Dann kann das Angebot binnen Stunden nach dem Gespräch raus. So schreiben Sie ein Angebot listet auf, was jedes Angebot braucht.

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   Nach festem Rhythmus nachfassen

   Melden Sie sich nach zwei Tagen, nach einer Woche und vor Ablauf der Gültigkeit. Jede Nachricht sollte eine wahrscheinliche Frage beantworten, statt nur „Gibt es Neuigkeiten?“ zu fragen. Nutzen Sie die E-Mail-Vorlagen zum Nachfassen von Angeboten.

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   Im Kanal des Einkäufers antworten

   Hat der Einkäufer auf WhatsApp gefragt, antworten Sie dort. Eine Angebotsfrage, die auf eine E-Mail-Antwort wartet, wartet einen Tag. Siehe So verkaufen Sie auf WhatsApp an B2B-Einkäufer.

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   Die Annahme zum einfachen Schritt machen

   Sagen Sie dem Einkäufer genau, wie er annimmt: mit „angenommen“ und einer Bestellnummer antworten oder eine unterschriebene Kopie senden. Eine klare Handlung schlägt einen Absatz voller Optionen.

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   Den Auftrag dort anlegen, wo das Angebot liegt

   Ist es angenommen, erstellen Sie den Kundenauftrag im selben System wie das Angebot, mit Produkten, Handelsbedingungen und Zahlungsplan. Jede Kopie zwischen Systemen ist eine Chance für Tippfehler.

Den Engpass bei der Freigabe beseitigen

Verzögerungen bei der Freigabe lassen sich am leichtesten beheben und werden am häufigsten ignoriert. Ein Manager, der eine Kostentabelle liest, braucht Zeit, um sie zu verstehen. Ein Manager, der ein Angebot mit Stückkosten, Stückpreis und Marge je Position vor sich hat, entscheidet in einer Minute.

Benachrichtigen Sie den Manager, wenn ein Angebot freigegeben werden muss, und geben Sie ihm eine Frist. Ein Angebot, das auf Freigabe wartet, sollte als Aufgabe mit Fälligkeitsdatum erscheinen, nicht als E-Mail am Ende eines Posteingangs.

Angebote nachfassen, ohne zu nerven

Das erste Follow-up sollte etwas Neues liefern: ein Datenblatt, die Antwort auf einen Einwand oder einen Liefertermin. Das zweite kann nach dem Entscheidungszeitplan fragen. Das dritte, vor Ablauf des Angebots, sollte das Datum nennen und anbieten, es zu verlängern, falls mehr Zeit nötig ist.

Erfassen Sie jeden Kontakt im Deal, damit ein Kollege übernehmen kann. Ein Angebot, das seit drei Wochen „offen“ ist, gehört in Ihr Pipeline-Review. Siehe So führen Sie ein wöchentliches Pipeline-Review durch.

Die Lücke messen

Verfolgen Sie eine Kennzahl: Tage vom gesendeten Angebot bis zum bestätigten Auftrag, nach Vertriebler und Produkt. Prüfen Sie sie monatlich. Sinkt der Median von 12 auf 8 Tage, kommt jeder Auftrag vier Tage früher. Liegt ein Vertriebler weit über den anderen, schauen Sie zuerst auf dessen Nachfass-Gewohnheiten.

Verfolgen Sie auch Angebote, die nie zu Aufträgen werden, und halten Sie den Grund fest. „Preis“ und „Lieferzeit“ sagen Ihnen Verschiedenes. Der Eintrag Was ist Angebot-zu-Auftrag? erklärt den Prozess als Ganzes.

So hilft PromptLab

In PromptLab ist ein Angebot mit dem Deal und der Preisliste des Kunden verknüpft und zeigt auf jeder Position Stückkosten und Stückpreis sowie die Gesamtmarge. Angebote durchlaufen Draft, Pending und Approved, sodass ein Manager sieht, welche noch offen sind. Nach der Annahme erstellen Sie unter Sales Orders den Kundenauftrag mit Produkten, Handelsbedingungen und Zahlungsplan und legen die Rechnung aus demselben Datensatz an.

Ein Workflow kann eine Aufgabe anlegen oder in Slack posten, wenn sich der Status eines Angebots ändert, sodass Freigaben und Follow-ups nicht vom Gedächtnis abhängen. Der gemeinsame Posteingang hält E-Mail-, WhatsApp- und Telegram-Nachrichten zum Angebot am selben Kunden, sodass Sie dort antworten, wo der Einkäufer gefragt hat. Ask AI beantwortet Fragen in normaler Sprache zu Ihren Angeboten und Kundenaufträgen, etwa welche Angebote noch offen sind.

Details finden Sie auf der Seite Angebote und Muster, die Pläne unter Preise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Angebot-zu-Auftrag?

Angebot-zu-Auftrag ist der Prozess vom Versand eines Angebots bis zur Bestätigung des Kundenauftrags, einschließlich Freigabe, Follow-up, Annahme und Auftragserfassung. Je kürzer und klarer er ist, desto früher verdienen Sie den Umsatz.

Wie lange sollte es dauern, ein Angebot in einen Auftrag umzuwandeln?

Das hängt von Ihrem Produkt und dem Freigabezyklus Ihres Einkäufers ab, vergleichen Sie also mit Ihrer eigenen Historie. Messen Sie die Tage vom gesendeten Angebot bis zum bestätigten Auftrag und arbeiten Sie daran, Ihren Median zu senken.

Warum reagieren Kunden nicht auf Angebote?

Meist, weil etwas unklar ist, etwa Fracht, Lieferzeit oder Gültigkeit, oder weil das Angebot eines Wettbewerbers leichter freizugeben ist. Ein Angebot, das jede Frage beantwortet und nach Plan nachgefasst wird, erhält mehr Antworten.

Sollte ich einen Rabatt geben, um ein Angebot schneller abzuschließen?

Nur als letzten Schritt und nur oberhalb Ihrer Margenuntergrenze. Besser ist es, zuerst den Einwand herauszufinden. Ein Rabatt, den Sie geben, bevor Sie gefragt haben, was den Einkäufer zurückhält, ist meist verschenkt.

Kann ich das Nachfassen bei Angeboten automatisieren?

Die Erinnerungen können Sie automatisieren: Ein Workflow kann eine Aufgabe anlegen, wenn sich der Status eines Angebots ändert, sodass ein Vertriebler zum richtigen Zeitpunkt nachfasst. Die Nachricht selbst sollte weiterhin für diesen Einkäufer geschrieben werden.