Как проводить еженедельный разбор воронки продаж

Хороший еженедельный разбор воронки занимает 45 минут, охватывает важные сделки и заканчивается названным следующим шагом по каждой из них. Начните с цифр, большую часть времени посвятите пяти-восьми сделкам, которые решают месяц, и закончите гигиеной: датами закрытия, этапами и застоявшимися сделками. Никто не зачитывает список. Все выходят, зная, что произойдёт к пятнице.

Это руководство даёт повестку, вопросы, которые выявляют слабую сделку, и правила, которые не дают CRM уйти от реальности. Оно написано для команд, которые продают физические товары, где сделка — это образец, коммерческое предложение, торг о цене, а затем поток повторных заказов.

Для чего нужен разбор воронки

У разбора воронки одна задача: решить, что нужно каждой открытой сделке на этой неделе. Это не отчёт о статусе и не место, где защищают свои цифры.

Разборы срываются по двум причинам. Либо руководитель зачитывает вслух всю доску, и половина комнаты проверяет почту, либо менеджеры показывают только те сделки, которыми довольны. Обе проблемы решаются через входные данные. Разбор идёт из CRM, на экране, который видят все, и сделки выбирает руководитель, а не менеджер.

Если хотите сначала увидеть общую картину, прочитайте что такое воронка продаж и как построить B2B-воронку продаж.

Повестка на 45 минут

1. 1

   Сначала цифры (5 минут)

   Откройте дашборд. Посмотрите стоимость открытой воронки, сделки, созданные на этой неделе, выигранные и проигранные сделки и воронку относительно плана. Пока не обсуждайте отдельные сделки. Отметьте всё необычное, например этап, который вырос вдвое, и вернитесь к нему.

2. 2

   Движение с прошлой недели (5 минут)

   Перечислите, что продвинулось, что откатилось и что добавилось. Сделке, которая перескочила через два этапа, нужна причина в одну строку. Проигранной сделке нужна причина в одну строку: цена, срок поставки, спецификация, конкурент или молчание.

3. 3

   Глубокий разбор важных сделок (25 минут)

   Выберите самые крупные сделки, те, что закрываются в этом месяце, и те, что застопорились. Потратьте около четырёх минут на каждую. Используйте вопросы из следующего раздела.

4. 4

   Обход по гигиене (5 минут)

   Отфильтруйте сделки с датой закрытия в прошлом, без следующего шага или без активности заданное число дней. Исправьте их на месте или закройте.

5. 5

   Обязательства (5 минут)

   Каждый менеджер зачитывает свои следующие действия по главным сделкам. Руководитель записывает их как задачи, а не как заметки.

Вопросы по каждой сделке

Четыре минуты на сделку требуют точных вопросов. Эти подходят для продаж товаров, потому что следуют тому, как на самом деле складывается заказ.

Потребность настоящая?

• Что клиент производит или продаёт с нашим продуктом и что будет, если он не купит в этом квартале?
• Это разовый заказ, пробная партия или регулярные поставки?

Где продукт в их процессе?

• Образец отправлен? Испытан? Что они о нём сказали?
• Нужно ли одобрение службы качества, отдела разработки или директора завода, прежде чем они смогут заказать?

Кто решает и встречались ли мы с ним?

• Кто подписывает заказ на закупку и говорили ли мы с ним?
• Человек, с которым мы общаемся, — покупатель или только тот, кто изучает рынок?

Согласована ли коммерческая часть?

• Какое предложение отправлено, когда и каков его статус?
• Не просил ли клиент цену или срок поставки, которые мы выполнить не можем?

Что дальше?

• Каков следующий шаг, кто за него отвечает и на какую дату он назначен?
• Если ответ «ждём ответа», каков наш план, если они продолжат молчать?

Если менеджер не может ответить на третий и пятый вопросы, сделка, вероятно, находится в воронке раньше, чем говорит её этап. Верните её назад. Это не наказание, а более точный прогноз. О том, что делать с исправленными цифрами, см. как прогнозировать продажи.

Пример

Допустим, у поставщика покрытий есть сделка на этапе «Предложение отправлено» стоимостью $48,000 в год, с датой закрытия в этом месяце. Разбор проходит так. Менеджер говорит, что покупателю понравился образец. Руководитель спрашивает, кто одобряет переход. Менеджер не знает. Руководитель спрашивает, когда отправлено предложение: 19 дней назад, ответа нет.

Итог — не нотация. Это две задачи: спросить у контакта, кто подписывает, и предложить звонок с директором завода до четверга. Дата закрытия переносится на следующий месяц.

Правила гигиены, которые сохраняют честность разбора

Разборы проваливаются, когда данные устарели. Договоритесь об этих правилах один раз и применяйте их при обходе.

Запишите критерии выхода для каждого этапа одним предложением. «Образец отправлен» означает, что образец числится отгруженным, а не что кто-то пообещал отправить. «Предложение отправлено» означает, что предложение существует и имеет статус. Общее определение — вот что придаёт этапу смысл.

Ошибки, которые убивают разбор

• Разбирать всё. Сорок сделок за 45 минут — это декламация. Выберите сделки, которые решают месяц, а остальные проверьте фильтрами.
• Просить отчёты, а не решения. Заканчивайте каждую сделку действием, ответственным и датой.
• Позволять менеджерам обновлять CRM во время встречи. Делайте это до неё. Встреча нужна для суждений.
• Говорить только о сделках на поздних этапах. Покрытие на ранних этапах решает следующий квартал. Проверьте, что его достаточно, с помощью калькулятора покрытия воронки.

Чем помогает PromptLab

Мы создали PromptLab, чтобы разбор можно было вести с одного экрана. Воронки сделок, компании, контакты, задачи, коммерческие предложения и учёт образцов есть на каждом тарифе, а отчёты и дашборды по воронке и выручке показывают отсев по этапам и движение воронки без выгрузки в таблицу.

Предложения автоматически привязываются к сделке, поэтому вопрос «какое предложение отправлено и каков его статус?» решается взглядом, а не вопросом. Записи встреч, ИИ-сводки и автозаполнение CRM означают, что запись сделки отражает то, что покупатель действительно сказал, и это снимает проблему «я забыл обновить». А сценарий может создавать задачу при каждой смене этапа сделки, так что сделка, сдвинутая на разборе, получает следующий шаг без чьего-либо ввода.

Печатная версия этой повестки — в чек-листе разбора воронки.

Часто задаваемые вопросы

Как часто проводить разбор воронки?

Еженедельно для команды, а для руководителей с большими командами — ещё и более короткий личный разбор с каждым менеджером. Ежемесячные разборы слишком медленные, чтобы поймать застопорившуюся сделку. Держите еженедельную встречу в 45 минутах, чтобы её не отменяли.

Кто должен присутствовать на разборе воронки?

Руководитель отдела продаж и менеджеры, которым принадлежат обсуждаемые сделки. Приглашайте кого-то из операционного отдела или службы поддержки, когда сделка зависит от остатков, срока поставки или образца. Держите состав небольшим.

На что смотреть при разборе воронки?

На стоимость открытой воронки относительно плана, движение с прошлой недели, самые крупные и скоро закрывающиеся сделки, застопорившиеся сделки и качество данных. Большую часть времени посвятите нескольким сделкам, а не всей доске.

Как не дать менеджерам занижать или завышать сделки?

Определите критерии выхода из этапов простыми словами и просите доказательства: отправленный образец, отправленное предложение, названное лицо, принимающее решение. Когда CRM записывает встречи, собирает почту и привязывает предложения к сделке, большая часть доказательств уже есть.

Чем разбор воронки отличается от созвона по прогнозу?

Разбор воронки — о действиях по сделкам. Созвон по прогнозу — о числе, которое вы берёте на себя. Сначала проведите разбор, затем прогнозируйте по исправленной воронке. Второй шаг описан в статье как прогнозировать продажи.