So führen Sie eine E-Mail-Kampagne für Distributoren durch

Für eine E-Mail-Kampagne an Distributoren wählen Sie die gewünschten Distributoren aus Ihrem CRM, teilen sie in Gruppen mit einem gemeinsamen Gesprächsgrund ein und senden jeder Gruppe aus den Postfächern echter Vertriebsmitarbeiter eine kurze Sequenz aus drei bis fünf E-Mails. Lassen Sie zwischen den E-Mails einige Tage Abstand, stoppen Sie die Sequenz, sobald jemand antwortet, und beantworten Sie jede Antwort mit dem nächsten konkreten Schritt: einer Partner-Preisliste, einem Muster oder einem Angebot.

Der Rest dieses Leitfadens führt anhand eines durchgehenden Beispiels durch jeden Schritt. Angenommen, Sie sind ein Beschichtungshersteller mit einer neuen Reihe wasserbasierter Bodenbeschichtungen und suchen Distributoren in drei Regionen, in denen Sie noch keinen Partner haben. Dieselben Schritte funktionieren für einen Harzlieferanten, einen Verpackungshersteller oder einen Zutatenproduzenten. Für die übergreifende Strategie lesen Sie zuerst So verkaufen Sie über Distributoren.

1. Die Distributorenliste aus Ihrem CRM auswählen

Beginnen Sie mit Datensätzen, die Sie bereits haben. Distributoren, die Sie auf Messen getroffen haben, die einen Katalog angefragt haben oder in einer anderen Region bei Ihnen kaufen, sind bessere erste Ziele als eine Liste unbekannter Kontakte.

Filtern Sie im CRM die Accounts nach Typ (Distributor oder Großhändler), nach Region und danach, was sie führen. Ein Distributor, der bereits Industriereiniger und Bodenwerkzeuge verkauft, passt für Bodenbeschichtungen besser als ein allgemeiner Baustoffhändler. Wählen Sie dann bei jedem Account den richtigen Ansprechpartner: den Category Manager oder Einkaufsleiter, nicht die Adresse der Kreditorenbuchhaltung.

Schließen Sie die Personen aus, die diese E-Mail nicht erhalten sollen:

• Ihre aktuellen Distributoren und jeden Account mit einem offenen Deal
• Kontakte, die sich abgemeldet oder darum gebeten haben, nicht angeschrieben zu werden
• Adressen, die schon einmal gebounct sind
• Distributoren in einem Gebiet, das Sie einem bestehenden Partner zugesagt haben

Wenn Sie neue Distributoren von außerhalb des CRM hinzufügen müssen, importieren Sie sie zuerst, damit sie wie alle anderen an Accounts hängen. Prüfen Sie die Adressen vor dem Versand; unsere Checkliste zur Zustellbarkeit erklärt, warum alte Listen schaden.

2. Segmentieren, damit jede E-Mail einen Grund hat

Eine Kampagne an „alle Distributoren“ sagt am Ende niemandem etwas. Teilen Sie die Liste in Gruppen auf, die einen gemeinsamen Grund haben, von Ihnen zu hören, und schreiben Sie für diesen Grund.

Für den Beschichtungshersteller funktionieren drei Segmente:

Halten Sie die Segmente klein genug, dass ein Vertriebsmitarbeiter grundsätzlich jede Antwort lesen könnte. Würden die Antworten die Vertriebsmitarbeiter überschwemmen, teilen Sie das Segment weiter auf.

3. Eine Sequenz mit 3 bis 5 Schritten schreiben

Eine Sequenz ist eine Reihe von E-Mails, die nacheinander mit einer Wartezeit dazwischen gesendet wird und stoppt, wenn die Person antwortet. Für Distributoren sind drei bis fünf Schritte völlig ausreichend. Jeder Schritt sollte etwas Neues bringen und nicht nur fragen: „Haben Sie meine letzte E-Mail gesehen?“

Eine Sequenz für das Bodensegment könnte so aussehen:

Halten Sie jede E-Mail unter 150 Wörtern, als reinen Text, von einem namentlich genannten Vertriebsmitarbeiter mit vollständiger Signatur. Setzen Sie das Angebot in die ersten zwei Zeilen. Unsere E-Mail-Vorlagen für die Distributor-Ansprache liefern Ihnen eine Erstansprache, Follow-ups und eine E-Mail mit Partner-Preisliste zum Anpassen.

4. Den Versand planen

Distributoren lesen E-Mails während der Geschäftszeiten in ihrer eigenen Zeitzone. Stellen Sie die Kampagne so ein, dass sie nur an Werktagen innerhalb eines Fensters wie 8:00 bis 16:00 Uhr Ortszeit sendet. Liegen die drei Regionen in verschiedenen Zeitzonen, führen Sie je Region eine Kampagne durch.

Verteilen Sie die Last auf mehrere Postfächer. Decken zwei Vertriebsmitarbeiter die Regionen ab, senden Sie die Kampagne jeder Region aus dem Postfach des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters, damit die Antwort bei der Person landet, die nachfasst. Halten Sie jedes Postfach unter einem sinnvollen Tageslimit, lassen Sie zwischen den E-Mails einen zufälligen Abstand von einigen Minuten und fahren Sie jedes neue Postfach langsam hoch. Ein neues Postfach, das zu früh zu viel sendet, landet im Spam.

Legen Sie ein Startdatum fest und ein Enddatum, wenn das Angebot an etwas wie eine Saison oder eine bis zum Jahresende gültige Preisliste gebunden ist.

5. Immer nur eine Sache per A/B-Test prüfen

Bei einigen hundert Distributoren erhalten Sie keine statistisch sauberen Ergebnisse, aber lernen können Sie trotzdem. Testen Sie pro Schritt eine Variable, meist die Betreffzeile in Schritt eins, und lassen Sie alles andere gleich.

Für den Beschichtungshersteller könnte der Test so aussehen:

• Variante A: „Wasserbasierte Bodenbeschichtungen für Ihre Verarbeiter“
• Variante B: „Eine geruchsarme Linie neben [Ihre aktuelle Marke]“

Beurteilen Sie nach Antworten, nicht nach Öffnungen. Liegt eine Variante nach einer fairen Zahl an Sendungen klar zurück, pausieren Sie sie und versenden den Rest der Kampagne mit der Gewinnervariante.

6. Antworten am selben Tag bearbeiten

Antworten sind der Sinn der Kampagne. Jede Antwort sollte die Sequenz für diese Person stoppen, damit sie nie Schritt drei bekommt, nachdem sie zu Schritt eins Ja gesagt hat. Danach antwortet der Vertriebsmitarbeiter noch am selben Tag.

Die meisten Antworten fallen in wenige Typen:

• „Schicken Sie mir die Preisliste.“ Senden Sie die Partner-Preisliste und schlagen Sie ein kurzes Gespräch vor.
• „Wir würden es gern testen.“ Erfassen Sie eine Musteranfrage und bestätigen Sie die Lieferadresse.
• „Jetzt nicht, versuchen Sie es im Frühjahr.“ Beenden Sie die Kampagne für diese Person und legen Sie eine Aufgabe für das Frühjahr an.
• „Falsche Person, fragen Sie Maria.“ Bedanken Sie sich, legen Sie Maria als Kontakt an und schreiben Sie ihr persönlich.
• „Kein Interesse.“ Bedanken Sie sich und stellen Sie sicher, dass die Person keine weiteren Kampagnen-E-Mails erhält.

Abwesenheitsnotizen sind keine echten Antworten. Prüfen Sie das Rückkehrdatum und fassen Sie von Hand nach.

7. Ein Webformular für eingehende Distributoren verknüpfen

Manche Distributoren antworten nicht, besuchen aber Ihre Website. Setzen Sie auf Ihre Partnerseite ein Formular „Distributor werden“, das nach Unternehmen, Region, geführten Produktlinien und Jahresvolumen fragt, und verlinken Sie es in der zweiten oder dritten E-Mail.

Geben Sie dem Formular eine eigene kurze Follow-up-Sequenz: Ein Distributor, der es ausfüllt, erhält eine schnelle Bestätigung und das Partnerpaket, danach einen Anruf des Vertriebsmitarbeiters der Region. Dasselbe Formular, als QR-Code an Ihrem Messestand gedruckt, fängt Distributoren ab, die vorbeikommen. So gewinnen Sie Leads über Ihre Website behandelt die Felder, die Sie abfragen sollten.

8. Mit Mustern und Angeboten nachfassen

Eine positive Antwort ist der Anfang des Verkaufs, nicht das Ende. Machen Sie daraus einen Deal am Account und bringen Sie ihn mit den Dingen voran, über die Distributoren tatsächlich entscheiden:

1. Die Partner-Preisliste. Vereinbaren Sie die Distributor-Preisliste und senden Sie sie mit den Konditionen.
2. Das Muster. Versenden Sie das Mustersortiment, erfassen Sie es am Deal und legen Sie eine Aufgabe an, eine Woche nach Ankunft um Feedback zu bitten.
3. Das erste Angebot. Erstellen Sie das Angebot für die erste Lagerbestellung auf Basis dieser Preisliste.
4. Onboarding. Sobald der Distributor unterschreibt, arbeiten Sie Ihre Onboarding-Checkliste für Distributoren ab.

Ein Harzlieferant geht genauso vor. Ein Distributor für Verbundwerkstoffe antwortet auf Schritt zwei mit der Bitte um ein Muster des neuen schrumpfarmen Harzes. Der Vertriebsmitarbeiter erfasst das Muster, versendet es und ruft eine Woche nach der Lieferung an, um zu fragen, wie der Test lief. Das Angebot folgt auf das Feedback, nicht umgekehrt.

So hilft PromptLab

Wir haben PromptLab für Teams gebaut, die Produkte verkaufen, sodass Kampagnen auf denselben Accounts, Kontakten und Deals laufen wie Ihre Angebote und Muster.

• Zielgruppe aus dem CRM. Wählen Sie Accounts, Kontakte oder Opportunities per Filter oder laden Sie eine Datei hoch und schließen Sie Personen von Hand aus. Wer sich abgemeldet hat, ist unternehmensweit gesperrt.
• Sequenzen. Bis zu 10 Schritte, jeweils mit einer Verzögerung in Tagen, Stunden oder Minuten, und A/B-Varianten für Betreff und Text. Pausieren Sie eine unterlegene Variante jederzeit. KI kann die E-Mails entwerfen.
• Ihre eigenen Postfächer. Senden Sie aus verbundenen Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächern, im Wechsel mit bis zu 20 Postfächern pro Kampagne und mit der Signatur des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters.
• Zeitplan. Wählen Sie die Tage, ein Sendefenster mit Zeitzone, einen zufälligen Abstand zwischen den E-Mails sowie Start- und Enddatum. Tageslimits pro Postfach sind eingebaut, und neue Postfächer fahren über drei Wochen hoch.
• Antworten und Bounces. Eine Antwort stoppt die Sequenz und kann den Verantwortlichen benachrichtigen. Auch Bounces stoppen sie und erscheinen in der Bounce-Liste.
• Webformulare. Erstellen Sie ein Formular auf der Seite Accounts oder Contacts, betten Sie es ein, teilen Sie einen gehosteten Link oder drucken Sie einen QR-Code und verknüpfen Sie es mit einer Kampagne, sodass jeder, der es absendet, die Sequenz erhält.
• Muster und Angebote. Erfassen Sie das Muster und erstellen Sie das Angebot aus einer kundenspezifischen Preisliste am selben Account. Siehe Angebote und Muster.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele E-Mails sollte eine Distributor-Kampagne haben?

Drei bis fünf Schritte genügen für die meisten Distributor-Kampagnen. Jeder Schritt sollte etwas Neues bringen, etwa ein Datenblatt, die Partnerkonditionen oder ein Musterangebot, statt die erste E-Mail zu wiederholen.

Wie lange sollte ich zwischen den E-Mails warten?

Drei bis sieben Tage zwischen den Schritten funktionieren bei den meisten B2B-Einkäufern, gegen Ende mit größeren Abständen. Distributoren sind beschäftigt, und ein Abstand von ein bis zwei Tagen kann sich wie Druck anfühlen.

Sollte die Kampagne von einem Vertriebsmitarbeiter oder vom Unternehmen kommen?

Von einem namentlich genannten Vertriebsmitarbeiter, mit vollständiger Signatur. Distributoren antworten Menschen, und eine Antwort sollte bei dem Vertriebsmitarbeiter landen, der nachfasst.

Was sollte ich Distributoren in der ersten E-Mail anbieten?

Den Grund, warum sie Ihre Linie führen sollten: was ihre Kunden davon haben, die Margenstruktur in einer Zeile und Unterstützung wie Muster oder technische Hilfe. Enden Sie mit einer kleinen Bitte, etwa der, das Partnerpaket schicken zu dürfen.

Kann ich Distributor-Kampagnen aus meinem CRM heraus durchführen?

Ja, wenn Ihr CRM Kampagnen integriert hat. PromptLab sendet Sequenzen aus Ihren eigenen Postfächern an Accounts und Kontakte, die bereits im CRM liegen, und eine Antwort stoppt die Sequenz für diese Person.