So verkaufen Sie auf WhatsApp an B2B-Einkäufer

Wer B2B-Einkäufern auf WhatsApp verkaufen will, nutzt eine Geschäftsnummer, wartet ab, bis sich der Einkäufer auf dem Kanal wohlfühlt, schreibt kurz und konkret und verlagert alles Verbindliche, etwa ein Angebot, in ein Dokument. Anschließend halten Sie den gesamten Chat in Ihrem CRM fest, damit die nächste Person am Kunden ihn nachlesen kann.

Viele Einkäufer von Chemikalien, Verpackungen, Zutaten und Industriebedarf organisieren ihren Tag längst über WhatsApp. Sie schicken ein Foto eines Etiketts, fragen „Preis für 5 t?“ und erwarten binnen einer Stunde eine Antwort. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie das gut machen und den Verlauf nicht verlieren.

Warum WhatsApp im Produktvertrieb funktioniert

Einkäufer nutzen es, weil es schnell geht. Ein Einkaufsleiter kann direkt aus der Lagerhalle antworten, Ihre Nachricht an einen Kollegen weiterleiten und ein Foto eines Fasses anhängen. Bei kleinen Fragen kann E-Mail da nicht mithalten.

Die Schwäche liegt auf Ihrer Seite. Nutzt ein Vertriebler sein privates Handy, stecken Unterhaltung, Angebot und Liefertermin in einer einzigen Hosentasche. Geht der Vertriebler in Urlaub oder verlässt das Unternehmen, wird es um den Kunden still. Die Lösung sind eine gemeinsame Nummer und ein gemeinsamer Posteingang, dazu unten mehr.

Die Umgangsformen, mit denen Einkäufer zufrieden bleiben

Beginnen Sie nie ein Erstgespräch auf WhatsApp. Nehmen Sie den ersten Kontakt per E-Mail, auf einem Meeting oder über eine Empfehlung auf und fragen Sie, ob WhatsApp in Ordnung ist. Einkäufer, die Ja sagen, sind die, die antworten.

So senden Sie ein Angebot über WhatsApp

Eine Chatnachricht ist ein schlechter Ort für einen Preis. Sie geht unter, wird in einer Weiterleitung verändert und drei Monate später falsch zitiert. Klären Sie die Details im Chat und senden Sie dann ein ordentliches Angebot.

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   Anfrage im Chat bestätigen

   Wiederholen Sie Produkt, Qualität, Menge und Lieferort. „Es geht also um 5 t PL-220 in 25-kg-Säcken, geliefert an Ihren Standort in Leeds?“ Warten Sie auf ein Ja.

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   Angebot in Ihrem CRM erstellen

   Fügen Sie die Positionen, den Kundenpreis aus dessen Preisliste und das Gültigkeitsdatum hinzu. Ihr CRM sollte das Angebot automatisch dem Deal zuordnen.

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   Angebot als Dokument senden

   Teilen Sie das Angebot mit einer einzeiligen Begleitnachricht im Chat: „Angebot im Anhang, gültig bis 31. Oktober.“

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   Nächsten Schritt im Chat festhalten

   Sagen Sie, was als Nächstes passiert und wann: „Ich rufe Donnerstag an, um Ihre Fragen zu beantworten.“

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   Ergebnis erfassen

   Nimmt der Einkäufer an oder wünscht Änderungen, aktualisieren Sie den Angebotsstatus, damit die Pipeline ehrlich bleibt.

Unser Leitfaden zum Schreiben eines Angebots, das den Auftrag gewinnt geht tiefer auf das Angebot selbst ein.

Was Sie schreiben: ein paar Nachrichtenmuster

Gute Nachrichten sind kurz und enden mit einem klaren nächsten Schritt.

• Nach dem Versand eines Musters: „Hallo Maria, Ihr Muster von PL-220 ist heute rausgegangen. Ich melde mich am Freitag und frage, wie es sich schlägt.“
• Preisfrage: „Für 5 t liegt der Preis bei $1,850 pro Tonne, frei geliefert. Soll ich ein Angebot senden?“
• Angebot nachfassen: „Hallo Maria, ist das Angebot bei der richtigen Person angekommen? Ich passe die Menge gern an.“

Formulierungen zum Kopieren finden Sie in unseren WhatsApp-Vorlagen für Vertriebsnachrichten. Für einen anderen Kanal sehen Sie, wie Telegram mit demselben Posteingang funktioniert.

Umgang mit langsamen Antworten und Übergaben

Einkäufer melden sich oft tagelang nicht. Schicken Sie keine Kette von Erinnerungen. Warten Sie zwei Arbeitstage, senden Sie eine Nachricht mit Mehrwert, etwa einem Lieferfenster oder einer Bestandsmeldung, und legen Sie dann eine Aufgabe zum Anrufen an.

Ist ein Vertriebler abwesend, sollte ein Kollege den Chat ohne Einweisung fortsetzen können. Schreiben Sie Nachrichten so, als läse sie morgen jemand anderes: Nennen Sie Produkt, Menge und das vereinbarte Datum. Diese Gewohnheit macht Übergaben schmerzlos und den Verlauf nützlich, wenn ein Einkäufer Monate später zur Nachbestellung zurückkommt.

Chats im CRM halten

Ein WhatsApp-Verlauf ist so viel wert wie ein E-Mail-Verlauf und sollte genauso leicht auffindbar sein. Verbinden Sie den Kanal mit Ihrem CRM, verknüpfen Sie jeden Chat mit einem Kunden und machen Sie ihn für das Team sichtbar.

Legen Sie dann eine Regel fest: Alles, was im Chat vereinbart wird, etwa Preis, Termin oder Menge, wird noch am selben Tag im Deal festgehalten. Ein gemeinsamer Posteingang bewahrt den Chat selbst auf, die Regel sorgt dafür, dass die darin enthaltenen Fakten im Deal ankommen. Wie Teams ihn nutzen, lesen Sie unter Was ist ein gemeinsamer Posteingang?.

So hilft PromptLab

Der gemeinsame Posteingang von PromptLab verbindet Ihre WhatsApp-Business-Nummer. Kundenunterhaltungen kommen neben E-Mail und Telegram an, jede mit ihrem Kunden verknüpft, und Ihr Team antwortet aus dem CRM. Ein Kollege kann einen Chat übernehmen, ohne den ersten Vertriebler fragen zu müssen, was besprochen wurde.

Vom selben Kunden aus erstellen Sie ein Angebot mit dessen Preisliste, verfolgen das Muster und sehen den Auftrag. Der WhatsApp-Kanal ist in jedem Plan ab $11.99 pro Nutzer und Monat enthalten.

Sehen Sie sich die WhatsApp-CRM-Seite an oder vergleichen Sie Tools unter bestes CRM mit WhatsApp-Integration.

Häufig gestellte Fragen

Ist WhatsApp gut für den B2B-Vertrieb?

Es passt zu Einkäufern, die es schon für Alltagsfragen nutzen, vor allem in Distribution, Verpackung und Zutaten. Nutzen Sie es für schnellen Austausch und Follow-ups, E-Mail und Dokumente für Angebote und Verträge.

Kann ich ein Angebot über WhatsApp senden?

Ja, aber senden Sie es als Dokument und nutzen Sie den Chat nur für eine kurze Begleitnotiz. Das Angebot sollte aus Ihrem CRM stammen, damit Preis und Gültigkeitsdatum dokumentiert sind.

Sollten Vertriebler ihr privates WhatsApp nutzen?

Nein. Eine Geschäftsnummer hält den Verlauf beim Unternehmen und lässt Kollegen einen Chat übernehmen. Ein privates Handy bindet den Kunden an eine einzige Person.

Wie halte ich WhatsApp-Chats in meinem CRM?

Verbinden Sie Ihre WhatsApp-Business-Nummer mit einem CRM mit gemeinsamem Posteingang. In PromptLab kommen Chats im Inbox an und werden mit dem Kunden verknüpft.

Kann ich Einkäufern auf WhatsApp zuerst schreiben?

Nur, wenn sie damit rechnen. Beginnen Sie mit einer E-Mail oder einem Meeting, fragen Sie, ob WhatsApp willkommen ist, und nutzen Sie es dann. Unerwünschte Massennachrichten führen zur Sperrung von Nummern.