So führen Sie ein wöchentliches Pipeline-Review durch

Ein gutes wöchentliches Pipeline-Review dauert 45 Minuten, deckt die Deals ab, auf die es ankommt, und endet mit einem benannten nächsten Schritt bei jedem davon. Beginnen Sie mit den Zahlen, verbringen Sie die meiste Zeit mit den fünf bis acht Deals, die den Monat entscheiden, und schließen Sie mit der Hygiene ab: Abschlussdaten, Phasen und veraltete Deals. Niemand liest eine Liste vor. Alle gehen mit dem Wissen, was bis Freitag passiert.

Diese Anleitung gibt Ihnen die Agenda, die Fragen, die einen schwachen Deal entlarven, und die Regeln, die verhindern, dass sich das CRM von der Realität entfernt. Sie ist für Teams geschrieben, die physische Produkte verkaufen, bei denen ein Deal aus einem Muster, einem Angebot, einer Preisverhandlung und dann einem Strom von Wiederholaufträgen besteht.

Wofür ein Pipeline-Review da ist

Ein Pipeline-Review hat eine Aufgabe: zu entscheiden, was jeder offene Deal diese Woche braucht. Er ist kein Statusupdate und kein Ort, um die eigenen Zahlen zu verteidigen.

Reviews scheitern auf zwei Arten. Entweder liest die Führungskraft das ganze Board vor und die Hälfte des Raums prüft E-Mails, oder Vertriebsmitarbeiter präsentieren nur die Deals, bei denen sie sich gut fühlen. Beides beheben Sie, indem Sie die Eingabe beheben. Das Review läuft aus dem CRM, auf einem Bildschirm, den alle sehen können, und die Führungskraft wählt die Deals aus, nicht der Vertriebsmitarbeiter.

Wenn Sie zuerst das größere Bild möchten, lesen Sie Was ist eine Sales-Pipeline und So bauen Sie eine B2B-Sales-Pipeline auf.

Die 45-Minuten-Agenda

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   Zuerst die Zahlen (5 Minuten)

   Öffnen Sie das Dashboard. Sehen Sie sich den Wert der offenen Pipeline, die diese Woche angelegten Deals, gewonnene und verlorene Deals und die Pipeline gegenüber dem Ziel an. Besprechen Sie noch keine einzelnen Deals. Notieren Sie alles Auffällige, etwa eine Phase, die sich verdoppelt hat, und kommen Sie darauf zurück.

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   Bewegung seit letzter Woche (5 Minuten)

   Listen Sie auf, was vorwärts, was zurück gegangen und was hinzugekommen ist. Ein Deal, der zwei Phasen übersprungen hat, braucht einen Grund in einer Zeile. Ein verlorener Deal braucht eine Ursache in einer Zeile: Preis, Lieferzeit, Spezifikation, Wettbewerber oder keine Antwort.

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   Vertiefung bei den wichtigen Deals (25 Minuten)

   Wählen Sie die größten Deals, die, die diesen Monat abschließen, und die, die stocken. Verwenden Sie etwa vier Minuten für jeden. Nutzen Sie die Fragen im nächsten Abschnitt.

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   Hygiene-Durchsicht (5 Minuten)

   Filtern Sie nach Deals mit einem Abschlussdatum in der Vergangenheit, ohne nächsten Schritt oder ohne Aktivität seit einer festgelegten Zahl von Tagen. Korrigieren Sie sie sofort oder schließen Sie sie ab.

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   Zusagen (5 Minuten)

   Jeder Vertriebsmitarbeiter nennt seine nächsten Aktionen für die Top-Deals. Die Führungskraft hält sie als Aufgaben fest, nicht als Notizen.

Fragen zu jedem Deal

Vier Minuten pro Deal erfordern scharfe Fragen. Diese funktionieren im Produktverkauf, weil sie dem folgen, wie ein Auftrag tatsächlich entsteht.

Ist der Bedarf echt?

• Was stellt der Kunde mit unserem Produkt her oder verkauft er damit, und was passiert, wenn er dieses Quartal nicht kauft?
• Ist das ein einmaliger Auftrag, ein Testlauf oder eine wiederkehrende Liefervereinbarung?

Wo steht das Produkt in ihrem Prozess?

• Wurde ein Muster versendet? Wurde es getestet? Was haben sie dazu gesagt?
• Braucht es eine Freigabe von Qualität, F&E oder einem Werksleiter, bevor sie bestellen können?

Wer entscheidet, und haben wir ihn getroffen?

• Wer unterschreibt die Bestellung, und haben wir mit ihm gesprochen?
• Ist die Person, mit der wir sprechen, der Käufer oder nur die, die recherchiert?

Ist die kaufmännische Seite vereinbart?

• Welches Angebot ist draußen, wann wurde es gesendet und wie ist sein Status?
• Hat der Kunde einen Preis oder eine Lieferzeit verlangt, die wir nicht erreichen können?

Was passiert als Nächstes?

• Was ist der nächste Schritt, wer ist dafür verantwortlich und für welches Datum?
• Wenn die Antwort „wir warten auf Rückmeldung“ lautet: Was ist unser Plan, falls sie schweigen?

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter die dritte und die fünfte Frage nicht beantworten kann, steht der Deal wahrscheinlich früher in der Pipeline, als seine Phase sagt. Setzen Sie ihn zurück. Das ist keine Strafe, es ist eine genauere Prognose. Was Sie mit den korrigierten Zahlen tun, lesen Sie unter So erstellen Sie eine Absatzprognose.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, ein Beschichtungslieferant hat einen Deal in „Angebot gesendet“ über $48,000 im Jahr, mit einem Abschlussdatum in diesem Monat. Das Review läuft so ab. Der Vertriebsmitarbeiter sagt, dem Käufer habe das Muster gefallen. Die Führungskraft fragt, wer den Wechsel freigibt. Der Vertriebsmitarbeiter weiß es nicht. Die Führungskraft fragt, wann das Angebot gesendet wurde: vor 19 Tagen, keine Antwort.

Das Ergebnis ist keine Standpauke. Es sind zwei Aufgaben: den Kontakt fragen, wer freigibt, und bis Donnerstag ein Gespräch mit dem Werksleiter vorschlagen. Das Abschlussdatum rückt in den nächsten Monat.

Hygieneregeln, die das Review ehrlich halten

Reviews scheitern, wenn die Daten veraltet sind. Vereinbaren Sie diese Regeln einmal und setzen Sie sie in der Durchsicht durch.

Schreiben Sie die Austrittskriterien jeder Phase in einem Satz auf. „Muster gesendet“ heißt, dass ein Muster als versendet verfolgt wird, nicht dass jemand versprochen hat, eines zu senden. „Angebot gesendet“ heißt, dass ein Angebot mit einem Status existiert. Eine gemeinsame Definition macht eine Phase aussagekräftig.

Fehler, die ein Review ruinieren

• Alles besprechen. Vierzig Deals in 45 Minuten sind ein Vortrag. Wählen Sie die Deals, die den Monat entscheiden, und gehen Sie den Rest mit Filtern durch.
• Updates statt Entscheidungen verlangen. Beenden Sie jeden Deal mit einer Aktion, einem Verantwortlichen und einem Datum.
• Vertriebsmitarbeiter das CRM während des Meetings aktualisieren lassen. Tun Sie es vorher. Das Meeting ist für das Urteil.
• Nur über Deals in später Phase sprechen. Die Abdeckung in frühen Phasen entscheidet das nächste Quartal. Nutzen Sie den Rechner für die Pipeline-Abdeckung, um zu prüfen, ob Sie genug haben.

Wie PromptLab hilft

Wir haben PromptLab so gebaut, dass das Review von einem Bildschirm aus laufen kann. Deal-Pipelines, Accounts, Kontakte, Aufgaben, Angebote und Musterverfolgung sind in jedem Plan enthalten, und Berichte und Dashboards zu Pipeline und Umsatz zeigen den Abgang je Phase und die Pipeline-Bewegung, ohne etwas in eine Tabelle zu exportieren.

Angebote werden automatisch am Deal angehängt, sodass „welches Angebot ist draußen und wie ist sein Status?“ ein Blick ist, keine Frage. Meeting-Aufzeichnungen, KI-Zusammenfassungen und CRM-Autofill sorgen dafür, dass der Dealdatensatz widerspiegelt, was der Käufer tatsächlich gesagt hat, was das Problem „Ich habe vergessen, es zu aktualisieren“ verkleinert. Und ein Workflow kann eine Aufgabe anlegen, wann immer ein Deal die Phase wechselt, sodass ein im Review verschobener Deal seinen nächsten Schritt bekommt, ohne dass jemand tippt.

Eine druckbare Version dieser Agenda finden Sie in der Pipeline-Review-Checkliste.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte man ein Pipeline-Review durchführen?

Wöchentlich für das Team und, bei Führungskräften mit größeren Teams, ein kürzeres Einzelgespräch mit jedem Vertriebsmitarbeiter. Monatliche Reviews sind zu langsam, um einen stockenden Deal zu bemerken. Halten Sie die wöchentliche Runde auf 45 Minuten, damit sie nicht abgesagt wird.

Wer sollte an einem Pipeline-Review teilnehmen?

Die Vertriebsleitung und die Vertriebsmitarbeiter, denen die besprochenen Deals gehören. Laden Sie jemanden aus dem Betrieb oder Kundenservice ein, wenn ein Deal von Lagerbestand, Lieferzeit oder einem Muster abhängt. Halten Sie die Runde klein.

Worauf sollte man in einem Pipeline-Review achten?

Auf den Wert der offenen Pipeline gegenüber dem Ziel, die Bewegung seit letzter Woche, die größten und am schnellsten abschließenden Deals, stockende Deals und die Datenqualität. Verwenden Sie die meiste Zeit auf eine Handvoll Deals, nicht auf das ganze Board.

Wie verhindert man, dass Vertriebsmitarbeiter Deals zurückhalten oder aufblähen?

Definieren Sie Austrittskriterien je Phase in einfachen Worten und verlangen Sie Belege: ein versendetes Muster, ein gesendetes Angebot, ein benannter Entscheider. Wenn das CRM Meetings aufzeichnet, E-Mails erfasst und Angebote am Deal anhängt, sind die meisten Belege schon da.

Was ist der Unterschied zwischen einem Pipeline-Review und einem Forecast-Call?

Ein Pipeline-Review dreht sich um Aktionen zu Deals. Ein Forecast-Call dreht sich um die Zahl, auf die Sie sich festlegen. Führen Sie zuerst das Review durch und prognostizieren Sie dann aus der korrigierten Pipeline. So erstellen Sie eine Absatzprognose behandelt den zweiten Schritt.