Was ist ein CRM?

Wenn Ihr Team mit Tabellen, Postfächern und Erinnerung arbeitet, haben Sie bereits ein CRM. Nur ein schlechtes. Ein echtes CRM ersetzt diesen Haufen durch einen Datensatz pro Kunde, den alle sehen und aktualisieren können.

Warum ein CRM wichtig ist

Deals im Produktvertrieb dauern Wochen oder Monate. Ein Käufer fragt ein Muster an, dann ein Angebot, dann ein überarbeitetes Angebot und meldet sich schließlich nicht mehr. Ohne einen gemeinsamen Datensatz fängt der nächste Vertriebsmitarbeiter, der den Faden aufnimmt, bei null an.

Ein CRM löst drei Probleme. Zwischen den Vertriebsmitarbeitern geht nichts verloren. Eine Führungskraft sieht, was wirklich in der Pipeline steckt. Und wer in einen Anruf geht, liest die Historie in einer Minute, statt in E-Mails zu wühlen.

Was ein CRM speichert

Die meisten CRMs ordnen Daten auf dieselbe Weise:

• Accounts: die Unternehmen, an die Sie verkaufen, etwa ein Farbenhersteller oder ein Kunststoffverarbeiter.
• Kontakte: die Personen in diesen Unternehmen, etwa der Einkäufer und der Laborleiter.
• Deals: jeder mögliche Verkauf, der in Phasen durch eine Vertriebspipeline wandert.
• Aktivitäten: E-Mails, Anrufe, Meetings, Nachrichten und Aufgaben, dem Account zugeordnet.
• Dokumente: Datenblätter, Angebote und Verträge.

So arbeitet ein CRM im Alltag

Ein Vertriebsmitarbeiter öffnet einen Account, sieht jeden Deal und jede Nachricht auf einem Bildschirm und legt eine Aufgabe für morgen an. Eine Führungskraft öffnet die Pipeline und sieht, welche Deals in welcher Phase stehen. Der Inhaber öffnet einen Report und sieht den Umsatz.

Das Schwierige war schon immer, die Daten hineinzubekommen. Vertriebsmitarbeiter tippen ungern, und ältere CRMs bleiben deshalb oft halb leer. Neuere erfassen E-Mails und Meetings automatisch – deshalb spricht man heute von einem KI-nativen CRM.

Ein Beispiel aus dem Produktvertrieb

Angenommen, Sie verkaufen eine lösemittelfreie Beschichtung an Industrieauftragnehmer. Ein Auftragnehmer fragt per E-Mail ein Muster an. In einem CRM landet diese E-Mail am Account. Der Vertriebsmitarbeiter legt einen Deal an, erfasst das Muster und schickt später ein Angebot. Antwortet der Käufer drei Wochen später per WhatsApp, ist die gesamte Geschichte einen Klick entfernt.

Für viele Produktteams hört ein allgemeines CRM hier auf. Sie brauchen außerdem Angebote, Kundenpreislisten und Kundenaufträge – und die fehlen oft oder sind höheren Plänen vorbehalten.

Verwandte Begriffe

• Vertriebspipeline: die Phasen, die ein Deal durchläuft.
• KI-natives CRM: ein CRM, das von Anfang an um KI herum gebaut ist.
• Quote-to-Order: der Schritt vom angenommenen Angebot zum Auftrag.
• Lead-Scoring: Leads danach ordnen, wie wahrscheinlich sie kaufen.

So löst PromptLab das

Wir haben PromptLab als CRM für B2B-Teams gebaut, die physische Produkte verkaufen. Accounts, Kontakte, Deal-Pipelines, Aufgaben und Dokumente sind Standard. Ebenso Angebote, Kundenaufträge, Musterverfolgung und Kundenpreislisten, in jedem Plan.

Häufig gestellte Fragen

Wofür steht CRM?

Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Der Begriff bezeichnet sowohl die Praxis, Kundenbeziehungen zu steuern, als auch die Software, die sie unterstützt.

Ist eine Tabelle ein CRM?

Bei einer Handvoll Kunden kann das funktionieren. Sobald mehrere Personen sie teilen, stößt sie an Grenzen: Sie erfasst keine E-Mails, versendet keine Erinnerungen und zeigt keine Pipeline. Unser Ratgeber zum Umstieg von Tabellen auf ein CRM behandelt den Wechsel.

Wer nutzt ein CRM?

Vor allem Vertriebsteams, aber auch Key-Account-Manager, Kundenservice und Inhaber, die den Umsatz sehen wollen. Jeder, der mit Kunden spricht, profitiert von der gemeinsamen Historie.

Braucht ein kleines Unternehmen ein CRM?

Wenn mehr als eine Person mit Kunden spricht oder Deals länger als ein paar Tage dauern, ja. Ein kleines Team profitiert am meisten von einem einfachen CRM, das E-Mails und Meetings ohne zusätzliches Tippen erfasst.

Was kostet ein CRM?

Das hängt von Anbieter und Plan ab. PromptLab beginnt bei $11.99 pro Nutzer und Monat für Basic. Es gibt keinen kostenlosen Plan, aber Basic und Professional enthalten 14 Tage kostenlose Testphase.